Waar gaat het over een nieuw jaar dat ons allemaal vervult met de drang om te zuiveren? Kleding, oud speelgoed - dat zijn de gemakkelijke dingen. (Als het voorzichtig wordt gebruikt, doneren, alsjeblieft !) Maar hoe om te gaan met de stapels op stapels financieel papierwerk? Hoe lang moet u uw belastingaangiften bewaren? Hoe zit het met oude chequeboekjes en loonstrookjes? we hebben getikt New York Times bestsellerauteur en organisatie- en productiviteitsadviseur Julie Morgenstern om ons voor eens en altijd het antwoord te geven.
1. Belastingaangifte: 3 jaar
Voorheen was zeven jaar het advies, maar volgens Morgenstern is drie jaar voldoende. Dat betekent het huidige jaar, plus drie jaar terug, maar iedereen moet bij zijn eigen accountant navragen of er een reden is om belastingpapieren langer dan drie jaar te bewaren, legt ze uit. Enkele voorbeelden van uitschieters: Misschien heb je een scheiding meegemaakt. Of misschien heb je in een jaar een huis gekocht dat net buiten de marge van drie jaar ligt. Vraag het uw accountant, maar als er zich een belangrijke gebeurtenis heeft voorgedaan waarnaar u mogelijk moet verwijzen, kan het de moeite waard zijn om vast te houden, voegt Morgenstern eraan toe.
Pro-tip voor het organiseren: Morgenstern stelt voor om voor elk jaar een enkele map op te zetten en een kopie van uw belastingen af te drukken (ervan uitgaande dat u deze elektronisch hebt ingediend) om op die plaats te huisvesten. Deze mappen bevatten uw belastingaangifte, maar ook een back-up voor eventuele inhoudingen die u mogelijk hebt geclaimd, zegt ze. Begin vervolgens aan het begin van een nieuw jaar met een nieuwe map om alle belastinggerelateerde papieren voor het komende jaar in op te bergen.
2. Chequeboekregisters: tot 10 jaar
Als je nog steeds cheques uitschrijft of registers hebt uit belastingrelevante jaren, bewaar die puppy's dan ongeveer tien jaar. Chequeboekregisters zijn bijna als een dagboek, legt Morgenstern uit. Ze zijn niet alleen het verhaal van een jaar, maar als je ze regelmatig gebruikt, is het een referentie voor dure aankopen of diensten waarvoor je geen bonnetjes hebt bewaard. (Bovendien zijn dit records die niet digitaal bestaan, wat betekent dat u ze langer moet bewaren.)
Pro-tip voor het organiseren: Pop relevante chequeboekregisters in de toepasselijke belastingaangiftemap. (Alles wat verder terug is, kun je allemaal samen opbergen.)
3. Maandelijkse rekeningen: Toss
Uw elektriciteitsrekening. Uw gsm-afschrift. Volgens Morgenstern is het prima om bij aankomst te versnipperen. Dit soort rekeningen zijn allemaal online en de gevolgen [als je er een moet verwijzen] zijn relatief klein, zegt ze. U kunt eenvoudig online gaan en erachter komen wat u vorige maand heeft betaald, of wat u een jaar geleden heeft betaald.
Pro-tip voor het organiseren: Denk aan de voordelen van het wegwerken en versnipperen van dit spul - het laat gewoon ruimte over voor wat je echt nodig hebt om regelmatig toegang te krijgen, zegt Morgenstern.
4. Betaalstrookjes: het hangt ervan af
Aangezien de meeste bedrijven stubs digitaliseren, is de enige keer dat u toegang nodig heeft tot een papieren versie, wanneer u uw functie verlaat. Als dat waarschijnlijk lijkt, print ze dan uit of sla ze op als bestanden. Allereerst is er een grote kans dat je ze op een gegeven moment moet raadplegen voor belastingen, zegt Morgenstern. Maar hier zit ook een verhaal aan vast. Stel dat u meerdere banen heeft of vaak van baan verandert. Of misschien werk je voor een werkgever, neem je een pauze en ga je later terug naar hen. Dit is uw enige registratie van details zoals een uur- of projecttarief. Houd vijf jaar vast aan alles waarvan u denkt dat u er naar wilt verwijzen.
Pro-tip voor het organiseren: Morgenstern is een fan van het converteren ervan naar PDF's en het opbergen in een desktopmap.
5. Creditcardafschriften: Toss
Het is niet nodig om hieraan vast te houden - papierloos is de juiste keuze - omdat alles zo gemakkelijk online toegankelijk is, zegt Morgenstern.
Pro-tip voor het organiseren: Zorg ervoor dat je een aparte kaart bewaart voor persoonlijke uitgaven en een voor werk, zodat je niet veel hoeft te ontwarren, belasting of onkosten, voegt ze eraan toe.
6. Alle contracten: voor altijd
Financieel papierwerk dat betrekking heeft op grote momenten in je leven, zou in een map voor altijd moeten gaan, zegt Morgenstern. Enkele voorbeelden: een verkoopakte van een huis, uw levensverzekering, de papieren voor de eerste aankoop van uw auto. Print deze uit en houd ze bij de hand.
Pro-tip voor het organiseren: Alles over die archiefkast (of lockbox voor alles wat extreem gevoelig of moeilijk te vervangen is).
7. Ontvangsten voor online aankopen: het hangt ervan af
Volgens Morgenstern moet u een digitale registratie bewaren voor minstens zo lang als het duurt voordat uw item arriveert. Afhankelijk van de omvang van de aankoop of het retourvenster, kan het natuurlijk zijn dat je die limiet wilt verlengen.
Pro-tip voor het organiseren: Elke keer dat je een bestelling plaatst, krijg je een e-mailbevestiging, dus mijn advies is om een map in je inbox te maken met de tekst 'geplaatste bestellingen' en een map met de tekst 'ontvangen bestellingen'. Als er iets binnenkomt, verplaats het dan van de ene map naar de andere om het af te vinken en bij te houden.
VERWANT: 12 best beoordeelde organisatieproducten die uw huis en uw leven zullen vervuilen
